Importância do Treinamento na performance do ERP

Como você classificaria a qualidade da informação que circula dentro da sua empresa?

Maior falha após a implantação do ERP

Embora a qualidade e a segurança da informação sejam, indiscutivelmente, requisitos essenciais para o desenvolvimento de todo e qualquer tipo de negócio, muitos administradores, líderes e/ou gestores ainda apontam a falta de confiabilidade, velocidade e segurança na transmissão da informação como problemas recorrentes na rotina de trabalho empresarial.

O fato é que, embora as empresas já estejam dando um grande passo em direção ao aprimoramento desses processos de comunicação interna ao implementarem uma plataforma ERP em seu planejamento, é preciso não perder de vista que a implantação desse sistema de gestão empresarial é, na verdade, apenas o primeiro pilar para que elas realmente consigam alcançar a máxima efetividade com essa solução.

Assim, para ajudar na superação de todas essas “faltas” que tão rotineiramente comprometem a qualidade das informações, a Prox acredita em um serviço que se estende para além da alta especialização em ERP, abrangendo igualmente o treinamento e o acompanhamento dos usuários a fim de lhes demonstrar que, na prática, a eficiência dos resultados também está diretamente relacionada ao processo, e não exclusivamente ao sistema.

 Porque é tão importante registrar corretamente no ERP?

Dentro de uma empresa, podemos dizer que todas as atividades giram em torno de duas ações-base: comprar alguma coisa e vender alguma coisa. Já dentro do ERP, isso “se traduz” no registro de entradas e saídas: entradas de notas fiscais de compras e saídas de notas fiscais de vendas, por exemplo.

Embora simples, esse processo ganha complexidade tanto em termos contábeis, já que existem diversas especificidades nas leis brasileiras, quanto no que diz respeito ao sistema, já que, dentro do ERP, pois um simples registro exige inúmeras parametrizações. Essas parametrizações são imprescindíveis, pois, uma vez realizadas, permitem que, ao imputar essa informação no sistema, ela se torne efetivamente confiável.

No dia a dia, porém, o que geralmente acontece é que os registros dos dados são feitos sem muita preocupação com a qualidade e padronização das informações, podendo gerar erros de análises e mensuração de resultados.

É comum encontrarmos empresas ainda com problemas que resultam no comprometimento da fidelidade da informação mesmo após meses de implantação do sistema. Nesse caso, realizamos um Raio-X para analisar todos os processos empresariais, como também as entradas e saídas, para então obter um diagnóstico e direcionar melhor os colaboradores usuários do sistema com capacitação e treinamento.

Não basta ter conhecimento em TI, deve-se ter experiência com ERPs

Todo sistema tem uma infraestrutura e o seu pleno funcionamento depende das intervenções do cliente e usuários. Em muitos casos, a empresa possui uma equipe de TI interna que se torna também responsável pela manutenção e atualização do ERP Protheus. Porém, muitos desconhecem que o sistema Microsiga Protheus é formado por três grandes blocos de informação: o dicionário de dados, o banco de dados e os programas do sistema.

Desta forma, devido a falta de conhecimento e experiência, é realizado o processo de backup somente do banco de dados, e esquece-se dos outros blocos. Na prática, não foi realizado o backup do sistema em si, exemplo da falha na segurança do armazenamento e transmissão das informações.

Importância do Treinamento e Capacitação do Usuário

Outra consequência da falta de treinamento do sistema ERP é a lentidão de processos e da transmissão da informação. Vamos contextualizar a seguir, como acontece na prática.

Embora a maioria das empresas realize o fechamento da folha de pagamento no dia 31 (para que os pagamentos possam ser efetuados no 5° dia útil do próximo mês), sem conhecimento do fluxo do processo, o usuário deixa para última hora e realiza o fechamento no próprio dia de pagamento, ocasionando atraso de todo o processo.

Via de regra, as justificativas para esse tipo de ocorrência são diversas, incluindo desde a falta de conhecimento da equipe acerca das particularidades do sistema até o intenso e problemático turnover (alta rotatividade de pessoal), o que realmente pode acontecer em qualquer organização.

Na prática, o que isso significa é que você até pode ter uma super ferramenta como o Microsiga Protheus na sua empresa, porém se a sua equipe não dominar o funcionamento desse sistema, o mais certo é que não terá a velocidade almejada nos processos, tampouco a tão sonhada assertividade na informação.

Não por acaso, devemos sempre lembrar que a aquisição de um software é apenas o primeiro de vários pilares para um negócio bem-sucedido.

Deseja facilitar sua tomada de decisão? Invista em treinamentos!

Se os dados da empresa não são eficientemente transmitidos ao sistema, como contar com uma informação única para uma tomada de decisão eficaz?

Imaginemos a seguinte situação: o diretor de uma empresa precisa saber qual é o saldo previsto para o caixa até o final do mês, porque só a partir dessa informação saberá se haverá ou não a necessidade de pedir um empréstimo ao banco para fechar as contas desse período. Entretanto, as notas de entrada necessárias para essa análise não foram lançadas em tempo no sistema. Logo, será impossível que ele disponha de um relatório realmente confiável, a partir do qual possa agir.

Este é apenas um dos muitos exemplos que, infelizmente, continuam sendo reproduzidos em muitas empresas que não conseguem encontrar a resposta de que precisam para tomadas de decisão imprescindíveis ao equilíbrio das suas contas e, por extensão, imprescindíveis para o seu próprio crescimento.

Portanto, diante desse ciclo vicioso de hábitos negativos para a rotina empresarial, faz-se mais do que necessário o treinamento contínuo e especializado de todos os envolvidos na utilização do sistema ERP.

Afinal, a solução para alcançar os resultados bem-sucedidos de qualquer organização não está exclusivamente na obtenção de máquinas e softwares, mas também no treinamento especializado das pessoas envolvidas com o sistema contratado – um conhecimento que, mais do que na teoria, certamente fará toda a diferença na prática.

Para ir além e saber mais sobre o tema, agende um RAIO-X GRATUITO dos processos e fluxos da sua empresa para obter melhores resultados com seu sistema ERP Microsiga Protheus.

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Microsiga Protheus é uma marca registrada da Totvs S.A.