Saber controlar a agenda do técnico para uma empresa prestadora de serviços é um diferencial nesse mercado que é tão competitivo e dinâmico. Com a forte concorrência, demanda alta e exigência grande dos clientes, a empresa precisa se desenvolver para atender tudo isso e uma das formas é sabendo realizar o controle da agenda do técnico com excelência.
Confira neste artigo algumas boas práticas para você implementar na gestão da agenda do seu técnico.
Acompanhe!
Agenda do técnico
Vamos começar falando sobre a agenda do técnico e sua importância para a empresa. A visita do técnico nos clientes para orçar e/ou fazer o serviço em si é fundamental e pode ser visto como o termômetro da empresa em relação ao seu posicionamento e autoridade no mercado. Fazer esse serviço bem feito é certeza de um bom reconhecimento por parte dos clientes e a possibilidade da fidelização deles é muito maior. Por isso é importante que você, como gestor da empresa, fique atento com esse ponto e faça com muito cuidado e atenção as agendas de todos os seus técnicos. Procure organizar suas visitas e atividades sempre cumprindo com os prazos e prezando pela qualidade no serviço oferecido.
Continue lendo para ver algumas boas práticas que vão ajudar você.
Como controlar a agenda do técnico?
Agora sim, vamos para a parte prática onde você precisa tomar a frente dessa atividade. Confira abaixo 4 boas práticas para você fazer a gestão de agenda do técnico:
1 – Organize a agenda do técnico
A primeira prática é também a principal, pois você precisa saber como organizar a agenda do técnico para poder fazer o resto. A ideia é simples, ter tudo documentado com o passo a passo de cada etapa e as metas e expectativas alinhadas entre os dois lados.
2 – Identifique e faça lista das prioridades
Com a agenda do técnico organizada, está na hora de identificar e listar todas as prioridades do profissional durante um período pré-determinado. Isso vai dar um norte quanto ao que ele deve fazer em primeiro lugar e que pede mais urgência ou tenha mais relevância. Separe entre prioridades primárias e secundárias como uma forma de ajudar nessa organização e no dia a dia do técnico.
3 – Planeje todas as visitas do técnico
Planejamento é tudo e quando se fala em visitas do técnico, isso tem um peso muito grande, pois, como comentado acima, é o ponto central de uma prestadora de serviços. Por isso se atente com o planejamento do seu profissional e acompanhe ele de perto para poder retirar quaisquer obstáculos que possam aparecer e interferir no cumprimento do planejamento. A logística também tem papel importante nisso e precisa ser pensada de maneira a otimizar o dia de trabalho.
4 – Tenha um sistema de gestão integrado
No mercado existem muitas planilhas, documentos e até aplicativos que ajudam a organizar a agenda do técnico e deixam a comunicação entre ele e a empresa mais próxima. Mas somente essas ferramentas não são o suficiente, isso porque na verdade essas ferramentas funcionam como um papel, só que na meio digital.
O que realmente é necessário para controlar a agenda do técnico é que todos os dados estejam integrados e automatizados para facilitar o trabalho. E isso só é possível com a ajuda de um sistema de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning), como é conhecido, para ter todas as áreas da empresa integradas e os seus processos automatizados.
De maneira geral, esse sistema permite a coleta de diversos dados e a emissão de relatórios personalizados para fundamentar as tomadas de decisão e ter mais ações estratégicas e assertivas com o seu modelo de negócio.
Outra praticidade do sistema de gestão é a sua divisão por módulos. Com isso, o sistema pode atender somente os setores principais de uma empresa ou então todos os seus processos internos. Vale lembrar que este modelo modular se aplica tanto para empresas grandes, como por exemplo, multinacionais como para as pequenas/médias empresas.
Abaixo listamos algumas das principais atividades impactadas por um sistema de gestão. Confira!
- Controle do fluxo de caixa;
- Emissão de notas fiscais;
- Emissão de pedidos;
- Controle do estoque;
- Contas a pagar e receber;
- RH.
Com esse sistema o trabalho das equipes de gestão e operacional fica muito mais fácil, porque as agendas dos técnicos ficam em um só local, possibilitando o acompanhamento dos gestores e das equipes correlacionadas.
Os relatórios que o sistema emite facilitam o controle e prestação de contas por parte dos gestores. Os técnicos, por outro lado, conseguem fazer seus registros de forma rápida e prática e acabam otimizando seu tempo.
Sendo assim, com esse sistema integrado a organização fica mais fácil e a agenda do técnico pode ser acessada de qualquer hora e lugar, basta que se tenha os dados de acesso e uma conexão com a internet. Claro que para isso você precisa optar pelo ERP tipo nuvem, ou seja, que vai ser instalado em um servidor na internet. Com ele, a implantação, manutenção e suporte são feitos pela fornecedora do ERP o que tende a poupar a sua equipe interna de TI (isso quando ela existe, é claro).
Como aproveitar ao máximo o sistema de gestão?
Para fechar, é importante ressaltar que somente ter um ERP não é o suficiente para fazer o controle da agenda do técnico. É preciso que você molde ao máximo a aplicação do sistema de maneira a torná-la mais aderente aos seus processos.
Veja, estamos falando de um sistema um tanto complexo e são necessárias algumas personalizações e customizações no momento da implantação para deixar a ferramenta ainda mais aderente ao seu modelo de negócio.
Por isso, para você que precisa controlar a agenda do seu técnico contando com a ajuda de um sistema de gestão para isso, recomendamos que entre em contato conosco. Nós da Prox Consultoria possuímos especialistas que vão buscar entender todas as suas necessidades para poder aplicá-las da melhor maneira possível ao seu sistema.
