29 out

Com o surgimento da Internet, muitas mudanças ocorreram e estão em curso. Até mesmo no mundo corporativo essas mudanças se fizeram presentes. Desde a forma de gerenciar atividades, utilizar equipamentos e organizar informações, justamente para garantir que a empresa atue no auge de sua capacidade e esteja em constante evolução. Uma das melhorias que surgiram com essas inovações foi a Gestão Eletrônica de Documentos!

Venha entender um pouco mais sobre essa alternativa nesse artigo!

 

 

A utilidade da Gestão Eletrônica de Documentos

 

 

A Gestão Eletrônica de Documentos consiste em um agrupamento de tecnologias que tem o objetivo de organizar e armazenar documentos e informações. Essas tecnologias permitem a fácil localização de um documento em específico e otimiza toda o sistema de compartilhamento entre os interessados.

 

 

Entre os modelos de documentos que podem ser salvos nesse sistema, encontram-se:

  • Imagens;
  • Arquivos em texto;
  • Papéis;
  • Planilhas.

 

A garantia da eficácia da Gestão Eletrônica de Documentos é a otimização do acesso aos arquivos, a organização e a facilidade, sempre destacando a segurança em casos de documentos confidenciais ou que devem ser acessados por pessoas determinadas.

 

 

Independe do porte da empresa, é normal que disponha de muitos documentos e arquivos para gerir e garantir um eficiente acesso. Isso permite que o foco da instituição não fique na parte de organização e sim em ações voltadas ao crescimento e ao gerenciamento de suas entregas. Principalmente para garantir uma facilidade de acesso em casos de necessidade, é importante existir esse tipo de organização prévia.

 

 

Veja algumas vantagens oferecidas pelo sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, a GET:

  • Acesso facilitado para documentos, através de logins;
  • Redução de arquivos em papel;
  • Integração de documentos de diversas áreas da empresa, facilitando um acesso geral das documentações da instituição;
  • Preservação facilitada dos arquivos;
  • Organização superior;
  • Adequação a diversos formatos de arquivos e documentos;
  • Adequação de acordo com o porte da instituição, atendendo de forma individualizada cada necessidade;
  • Não precisa obrigatoriamente de uma infraestrutura, podendo fazer uso do recurso de registro em nuvem;
  • Pode ser adequar de forma natural dentro do amparo legal e da legislação.

 

Uma empresa que opta pela GET permite que seus colaboradores não foquem ou percam tempo com trabalhos manuais, ganhando tempo livre e consequentemente podendo direcionar essa disponibilidade adicional para o aumento da produtividade e otimização de outras tarefas e atividades.

 

 

 

 

Como começar com a Gestão Eletrônica de Documentos?

 

 

Se você tem interesse em adquirir as tecnologias da GET na sua empresa, o primeiro passo é fazer um levantamento geral de todas as informações e materiais que precisará fazer uso. Com os documentos em mãos, a transferência para o mundo digital poderá ser iniciada.

 

Toda a categorização de documentos também precisará ser realizada, de modo a identificar os agrupamentos que serão necessários. Assim, o processo de segmentação digital será muito mais simples e rápido!

 

Outro ponto importante é garantir que os documentos digitalizados e transferidos para o meio digital estejam em boas condições, assegurando assim que a os dados e informações serão facilmente lidos posteriormente.

 

Essencial lembrar: sempre faça o processo de backup de seus arquivos, de modo a assegurar que alguma falha o leve a perder documentos importantes.

 

O sistema ERP como um aliado

 

O ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) é definido como um Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Sua função é exatamente garantir que os processos da empresa sejam mensurados, identificando falhas e pontos de melhoria.

O sistema é customizável, ou seja, se adequa ao modelo de negócio. As etapas e métricas que a empresa já avalia podem ser transferidos, garantindo que efetivamente a ferramenta tenha a cara da empresa!

Mas como isso pode ajudar para quem tem interesse na Gestão Eletrônica de Documentos?

É simples!

 

 

O ERP atuará como a ferramenta de consolidação dessas informações. Os documentos poderão ser armazenados em seu sistema e facilmente catalogados, sendo uma eficiente alternativa de organização de arquivos e documentos.

 

 

Fora isso, as demais etapas de uma empresa também poderão ser organizadas, como: entregas, produtividade, gargalos, falhas processuais, entregas individuais e por áreas, etc.

 

 

O panorama geral da empresa e o autoconhecimento de suas etapas produtivas permitirão que as devidas ações de melhorias ocorram, o que se torna um grande aliado para a consolidação da empresa.

 

 

O sistema ERP também poderá auxiliar para mensuração da percepção e engajamento dos clientes, auxiliando as experiências proporcionadas e colaborando para a retenção e a conquista de fidelidade.

Agora que você já entende a facilidade proporcionada pelo sistema ERP e a integração junto a Gestão Eletrônica de Documentos, pode estar se perguntando se essa fase transitória será fácil de passar e justamente para garantir essa facilidade, existe o serviço de consultoria. Quer saber mais?

 

Como funciona a consultoria?

 

Vamos lá!

 

A consultoria é um serviço de suporte que visa justamente garantir que a fase de transição ocorra da melhor forma. Nessa fase, um profissional é encarregado de entender o seu negócio e todas as necessidades que terá junto a ferramenta. Mais do que isso, ele irá acompanhar todo o período de integração junto a ferramenta, garantindo que desde os primeiros momentos sua empresa consiga fazer um bom uso das facilidades oferecidas.

 

 

Esse período é essencial para entender a ferramenta e já conseguir um panorama adequado junto aos relatórios que poderão ser levantados. Toda a fase e integração dos documentos também poderá ser facilitada junto com esse serviço de suporte!

 

 

Para otimizar a Gestão Eletrônica de Documentos e obter o sistema ERP, o serviço de consultoria será um grande diferencial, evitando que os desgastes normais de mudança tomem grandes proporções.

 

 

Lembre-se sempre que em um mundo cada vez mais competitivo, manter a casa em ordem é primordial. O crescimento vem como consequência de uma boa organização, de entregas dentro do prazo e das regulamentações necessárias. A partir disso, com a redução do retrabalho e a tomada de decisões assertivas, você terá grandes chances de fazer o negócio crescer.

 

 

Por isso é essencial, o quanto antes, optar e aprimorar as estratégias que permitirão sua consolidação dentro do meio digital, que tem se apresentado como o futuro dos negócios.

Caso queira saber mais sobre gestão eletrônica de documentos e como uma consultoria pode ajudar sua empresa neste processo, fale conosco.

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SOBRE O AUTOR
Renato Souza – Diretor Comercial da PROX

Profissional especialista nos processos administrativos de controladoria com passagem pela TOTVS SA onde se especializou nas áreas fiscal e contábil. Atuou também em outras consultorias de ERP como analista e coordenador de projetos de implantação de ERP.

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