10 set

Saber o que é checklist e como fazê-lo pode transformar a produtividade das empresas de uma maneira incrível. Especialmente se considerarmos o número de demandas diferentes que as tarefas do dia a dia exigem de cada colaborador e cada setor, conseguimos ter uma noção de que não são poucos os casos onde algum ponto em específico (muitas vezes pequeno mas significante), que pode ser bem importante, acaba passando despercebido, conseguimos perceber a relevância do checklist.

Sendo assim, a utilização do checklist pode ajudar os gestores e empresários a controlar e monitorar uma série de processos internos de maneira a garantir sua plena execução e resultado.

Bom, e como nós, da Prox Consultoria, entendemos que todo tipo de processos internos são de grande importância, trazemos neste artigo mais um meio de colocá-los em ordem, dessa vez, explicando o conceito e a importância da utilização de um checklist e explicando também como fazer um checklist completo para a sua empresa.

Boa leitura!

O que é checklist?

Antes de qualquer coisa, precisamos entender o que é checklist e, em poucas palavras, trata-se de um lista de itens ou tarefas que foram previamente definidas para a execução de alguma tarefa específica.

A ideia é que, desta forma, seja possível aos colaboradores a certificação de que o processo seguiu o padrão estipulado e que todas as etapas (ou itens) estão concluídas (ou foram utilizadas).

Vale dizer ainda que o checklist também é comumente conhecido como Folha de Verificação e, como o próprio nome indica, é uma ferramenta que auxilia na garantia da qualidade do serviço prestado ou produto oferecido.

Qual a importância de um checklist?

Agora que entendemos o que é checklist podemos começar a falar da sua importância no âmbito empresarial.

Dissemos de maneira superficial no começo deste artigo que o checklist auxilia no controle dos processos. Nos aprofundando um pouco mais, podemos dizer que isso acontece porque o checklist impede que sejam desperdiçados insumos, que alguma etapa ou peça seja esquecida e funciona como um fiscalizador de produtos e serviços.

Muitas vezes, quando esses processos são realizados sem o auxílio de um checklist, alguma tarefa é deixada de lado e, muitas vezes, quando percebemos a falha já é tarde demais. O impacto disso pode ser o de tempo (levando ao retrabalho) e de dinheiro (gasto no processo do retrabalho e até de possíveis produtos ou serviços que ficam sem a qualidade necessária para que os clientes os utilizem).

Sendo assim, em poucas palavras, podemos dizer que a importância de um checklist ficam por conta de:

  • Maior segurança;
  • Maior eficiência;
  • Mais foco;
  • Mais produtividade.

Como fazer um checklist?

Mas de nada adianta entender tudo sobre o que é checklist e não colocar a mão na massa certo? Então veja agora um passo a passo de como fazer um checklist para a sua empresa.

Passo 1 – Defina o objetivo

O primeiro passo é identificar para que servirá, efetivamente, o checklist. Para se ter uma ideia, a lista pode ser usada para verificar a montagem de equipamentos, conferir a conclusão de uma tarefa, acompanhar a criação de relatórios empresariais e assim por diante. Em suma, praticamente todo processo interno pode ter o apoio de um checklist para conferências.

Passo 2 – Defina a frequência

Aqui é definido o momento em que o checklist será utilizado e com qual frequência. Em geral, o checklist pode ser usado de forma pontual no controle de qualidade (onde alguns produtos são selecionados aleatoriamente a fim de conferir se está seguindo o padrão indicado) ou constantemente (especialmente para o caso de equipamentos grandes e que podem gerar qualquer tipo de acidente).

Passo 3 – Defina quem usará o checklist

Já no terceiro passo, são listados os colaboradores que deverão seguir o checklist. São eles quem respeitarão a frequência indicada e deverão se atentar para que todo o checklist seja cumprido.

Passo 4 – Defina quais itens deverão ser verificados

O quarto passo é definir, dentre os itens, produtos, serviços ou processos, quais serão verificados. Mais uma vez, essa pode ser uma conferência pontual ou constante.

Importante ressaltar que, caso os gestores ou empresários sintam a necessidade de avaliar mais de um processo, é fundamental que também sejam criados mais de um checklist. Desta forma, cada um deles se torna mais assertivo do que a unificação de ambos.

Passo 5 – Valide o checklist

O quinto passo é um dos mais importante e também um dos mais negligenciados pelos gestores. A validação do checklist implica em entender se as tarefas listadas no documento de fato condizem com o processo em avaliação e se nenhum ponto foi esquecido. Em geral, essa etapa deve contar com a ajuda dos colaboradores que, exatamente por “colocar a mão na massa” estão mais acostumados com o processo e conseguem mapeá-los com maior facilidade.

DICA EXTRA: o checklist é uma das ferramentas mais burocráticas do mundo corporativo, afinal de contas, qualquer processo pode ser atendido por ele e a confecção não precisa, necessariamente, ser complexa. Entretanto, para que as atividades estejam listadas da maneira adequada é fundamental um mapeamento de processos. Para isso, vale a consideração de contar com sistemas de gestão que auxiliem neste procedimento.

 

Bom, esperamos que o conceito em torno de o que é checklist tenha sido esclarecido neste artigo, entretanto, caso tenha ficado alguma dúvida, deixe aqui seu comentário. Agora, se quiser conhecer mais ferramentas que podem auxiliar os empresários na gestão e controle de suas empresas de maneira automatizada, eficiente e assertiva, então continue acompanhando nossos conteúdos ou fale conosco.

Até a próxima.

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Renato Souza
SOBRE O AUTOR
Renato Souza – Diretor Comercial da PROX

Profissional especialista nos processos administrativos de controladoria com passagem pela TOTVS SA onde se especializou nas áreas fiscal e contábil. Atuou também em outras consultorias de ERP como analista e coordenador de projetos de implantação de ERP.

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