4 abr

Todo bom profissional se preocupa em executar as suas tarefas do dia a dia do modo mais eficiente possível. Essa característica de organizar o tempo no trabalho é o seu diferencial no ambiente ocupacional.

Um funcionário que passa muito tempo fazendo horas extras pode até ser encarado como alguém que faz uma má administração do tempo que tem. Além disso, essa atitude também pode afetar a sua vida pessoal e interferir nos laços familiares. 

Assim, organizar o tempo no trabalho e se tornar mais produtivo é a chave para ter uma boa qualidade de vida, tanto profissional como pessoal.

Mas como fazer isso? Continue lendo o nosso post e descubra 7 maneiras de otimizar o uso do seu tempo!

Planeje o dia assim que chegar no trabalho

Fazer um planejamento contribui muito para saber o que deve ser feito e quando você precisa fazer. É importante se atentar que esse planejamento deve ser feito diariamente. 

Imagina o motivo disso? A resposta a essa pergunta é simples: se você não sabe o que deve fazer, provavelmente executará as tarefas erradas e depois vai se ver em apuros.

Por isso, chegue na empresa e tire um pequeno período para organizar o tempo no trabalho. Consulte o sistema ERP, veja o que deve ser feito e quanto tempo será gasto ao executar cada atividade. Tomar essa ação é uma excelente forma de se certificar que vai fazer aquilo que precisa em um tempo hábil que o deixe livre de estresse.

Deixe as tarefas mais simples para o fim do dia

Depois de planejar o que deve ser feito no dia, você deve se preocupar com a ordem que executa as tarefas. Essa atitude fará toda a diferença na quantidade que consegue produzir.

Procure fazer as tarefas mais difíceis logo no início do dia. Você vai conseguir executá-las em um momento que sua cabeça está fria, calma e assim provavelmente vai pensar melhor em como lidar com a situação.

No fim do dia, quando a cabeça estiver mais cheia e você mais cansado, terão apenas tarefas simples que exigirão sua atenção e tornarão o serviço mais leve. Você se sentirá mais motivado a trabalhar dessa forma.

Crie metas pessoais

Essa dica para organizar o tempo no trabalho talvez seja a que vai tornar todos os seus processos mais eficientes. À medida que você cria metas pessoais, será necessário esforço para alcançá-las.

Sobre esse assunto, Stephen R. Covey, no livro “Os 7 hábitos de pessoas altamente capazes”, cita a importância de começar as coisas com um objetivo em mente. O autor afirma que tudo é criado duas vezes: uma quando pensamos sobre o que queremos e outra quando tomamos as ações necessárias.

Sendo assim, fica claro que a atitude de criar metas pessoais o ajudará a colocar em prática todos os métodos de otimização do seu tempo.

Caso contrário, aquilo que decidiu fazer ficará perdido e com o tempo as ações perderão o significado, fazendo com que você volte as ações anteriores.

Vale a pena destacar, que é essencial criar metas pessoais que possam ser alcançadas. Criar um objetivo inalcançável pode fazer com que você desanime. Por isso, seja equilibrado e estabeleça metas que farão você enxergar o resultado de suas atividades.

Organize espaço e recursos

Toda empresa tem processos empresariais que devem ser seguidos à risca. Esse é um método corporativo de manter o ambiente organizado e otimizar o uso dos recursos do negócio.

Apesar disso, ao executar algumas tarefas, você precisará decidir o que fazer e como fazer. Por isso, certifique-se de estar em um ambiente organizado. Quando você mantém a organização consegue visualizar melhor o que falta fazer. Dificilmente algo ficará para trás.

E os recursos que você possui, serão muito bem utilizados, gerando mais do que uma economia significativa do seu tempo, eles vão gerar uma economia financeira para a empresa.

É verdade que mudar esse hábito pode ser desafiador a princípio. Por isso, procure sempre ter em mente o que Charles Duhigg, autor de “O poder do hábito”, diz em seu livro:

Transformar um hábito não é necessariamente fácil nem rápido. Nem sempre é simples. Mas é possível.

Ao decidir fazer mudança para otimizar o uso do seu tempo, como organizar os seus espaços e recursos, lembre-se que é possível fazê-la e que seu esforço valerá a pena.

Separe e-mails em categoria

Abrir a sua caixa de entrada de e-mails não deve ser algo desesperador ou mesmo que você evite fazer. É verdade que lidar com os inúmeros e-mails que recebe no dia a dia é desafiador.

Mas, que tal criar um sistema que facilite as suas buscas? Crie categorias na sua caixa de entrada e separe os e-mails. Assim, quando precisar de algo você saberá exatamente onde deve procurar.

Lembre-se de que o objetivo dessa ação é ganhar tempo. Por isso, não crie categorias demais e que não sejam necessárias as suas buscas diárias.

Não traga problemas pessoais para o trabalho

Infelizmente, hoje é impossível encontrar alguém que tenha uma vida isenta de problemas. Por mais que você se esforce, ainda será necessário lidar com conflitos no nosso dia a dia.

Por isso, é importante estabelecer uma regra pessoal: não levar problemas do trabalho para casa e nem levar problemas de casa para o trabalho. Mas por que fazer isso?

Quando você leva problemas do trabalho para casa, a sua probabilidade de ficar estressado e sobrecarregado aumenta muito. O contrário também é verdade. E, além disso, os problemas pessoais vão tirar o seu foco ao executar as suas funções. Por isso, lave a roupa suja em casa e não a carregue com você dentro do ambiente profissional.

Tire tempo para descansar

A verdade é que ninguém consegue ser produtivo 100% do tempo que possui. Por isso, é importante de vez em quando fazer uma pausa e depois voltar a fazer o que precisa ser feito.

Durante o expediente, quando perceber que não consegue mais se concentrar ou mesmo executar uma tarefa, faça uma pausa, aproveite para tomar uma água e distrair a mente por alguns minutos. Tomar essa atitude pode fazer uma grande diferença na qualidade daquilo que você está fazendo.

Além disso, é importante que você separe o período de trabalho do seu período de descanso. Quando estiver em casa, tire tempo para conversar com seus familiares e/ou fazer algum hobby que te dê prazer e melhore a sua qualidade de vida.

Essas ações, depois de um longo dia no trabalho, vão garantir que você se sinta renovado e disposto para executar as suas funções no dia seguinte.

Como vimos, é essencial organizar o tempo no trabalho e ser mais produtivo.

Ao colocar em prática as dicas que mencionamos, você vai conseguir diminuir o seu estresse, lidar com os problemas do dia a dia e ainda terá uma qualidade de vida muito melhor, tanto nas relações existentes no ambiente profissional como nos laços familiares que possui.

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Renato Souza
SOBRE O AUTOR
Renato Souza – Diretor Comercial da PROX

Profissional especialista nos processos administrativos de controladoria com passagem pela TOTVS SA onde se especializou nas áreas fiscal e contábil. Atuou também em outras consultorias de ERP como analista e coordenador de projetos de implantação de ERP.

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