30 out

Contar com o ERP Protheus no gerenciamento de uma empresa se tornou algo fundamental, entretanto, por estarmos falando de um sistema extremamente completo, ele se torna também, complexo.

Por isso, não são poucos os casos de problemas enfrentados no processo de implantação do departamento financeiro junto ao ERP Protheus. E é exatamente este o assunto abordado neste artigo.

Aqui mostraremos os principais módulos do ERP Protheus para que seja possível organizar seu departamento financeiro e quais os erros mais comuns em cada um deles. A partir daí, partiremos para a razão deste conteúdo: como evitar estes erros?

 

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Vamos lá?

  1. Quais módulos do Protheus são essenciais para organizar o departamento financeiro?
  2. Antes de mais nada, vale ressaltar que toda e qualquer tarefa realizada dentro de uma empresa deve ter como foco a qualidade do serviço prestado e o lucro da empresa, sendo assim, de certa forma, todos os módulos contribuem para o departamento financeiro. Entretanto, eis os módulos que interferem diretamente na organização deste que pode ser o setor mais importante de uma empresa:

 

Ativo fixo: neste módulo são controladas as aplicações de recursos da empresa, ou seja, controla desde bens adquiridos (como carros e equipamentos), até investimento em ações, passando por despesas diversas. Sendo assim, trata-se do módulo que controla a depreciação dos equipamentos, extravios, transferências, transferência fisco contábil, lançamentos e muito mais.

Estoque e custos: basicamente, este módulo possui como função controlar o estoque. Entretanto, ele não apenas mostra o que está estocado ou o que está em falta…ele possibilita a visualização do valor estocado. Desta forma, o departamento financeiro possui informações certeiras sobre o capital da empresa empregado neste setor.

Faturamento: em poucas palavras, este módulo controla a receita bruta das vendas da empresa. Dentre suas tarefas podemos citar a emissão de faturas, a integração com o estoque, a geração de contas a receber, o controle de orçamentos e muito mais.

Financeiro: como o próprio nome sugere, neste módulo há a possibilidade de controle financeiro total da empresa. Dentre as principais funções deste módulo temos controle dos valores a receber, controle de aplicações e contratos, borderô automático, comunicação com os bancos, saldos, extratos, reconciliação bancária, boletos, controle de comissões, de clientes e muito mais.

Livros Fiscais: o módulo fiscal é de extrema importância para o departamento financeiro, até porque, vivemos em um dos países mais burocráticos no que diz respeito à impostos para as empresas. Neste módulo são controlados cálculos, datas, preenchimentos e afins para ICMS/IPI, ISS, PIS, Cofins e assim por diante.

Contabilidade Gerencial: por fim, devemos falar do módulo de contabilidade gerencial, um dos mais importantes para a tomada de decisões dentro do ambiente empresarial. Basicamente, neste módulo é possível captar, registrar, resumir e medir tudo que possa afetar de alguma forma o patrimônio da empresa, sua situação financeira e até mesmo jurídica.

 

Quais os erros mais comuns em cada módulo e como evitá-los?

 

Ativo fixo: em geral, por se tratar de um dos módulos mais completos, é também o que que requer maior atenção no momento da implantação. Em geral, cada mínimo detalhe deve ser lançado no momento da implantação para evitar possíveis erros futuros.

Estoque e custos: o estoque é, sem dúvidas, um dos setores mais suscetíveis à pequenos furtos e isso se dá, justamente, pela dificuldade de controle. O maior erro aqui é não considerar cada pequena peça estocada e permitir acessos irrestritos no processo de implantação. A dica é contar com um colaborador experiente para ajudar no processo de implantação, que por sinal, deve ser acompanhado de perto por profissionais externos (que não possuam vínculo empregatício com a empresa), mas que conheçam bem o processo de implantação.

Faturamento: embora seja um módulo de explicação simples, o faturamento engloba uma série de integrações dentro do departamento financeiro, por isso, uma implantação feita sem o cuidado necessário tende a gerar futuros retrabalhos e até mesmo a possibilidade de perdas financeiras com a falta de pagamentos ou até gerando valores duplicados de impostos pertinentes à própria empresa.

Financeiro: dentro do módulo financeiro, mais uma vez, vemos a necessidade de muitas integrações, desta vez até mesmo com órgãos externos como bancos. Por isso, um erro de implantação pode fazer até com que a empresa atue no vermelho sem nem ao menos perceber. A solução é ter tudo na ponta do lápis antes mesmo da implantação. É conhecer os processos e contar com um profissional para a migração da maneira atual de gerenciamento para o ERP Protheus.

Livros Fiscais: conforme falamos, a maneira de recolhimento dos impostos é muito burocrática, sendo assim, os parâmetros no momento da implantação são extremamente importantes. Contar com a ajuda do seu contador no processo de implantação vai diminuir a possibilidade de erros quanto à este módulo.

Contabilidade Gerencial: por se tratar de um módulo muito mais gerencial que operacional, por vezes, é deixado para depois, se tornando mais difícil a captação de todos os dados necessários para a emissão de relatórios gerenciais. Por isso, a dica é fazer todo o processo de uma só vez. Otimizar o esforço despendido na implantação do ERP Protheus uma única e completa vez.

Qual o profissional indicado para implantar?

 

 

Conforme falamos em diversos pontos deste artigo, a base para evitar qualquer erro na implantação do ERP Protheus é a atenção aos detalhes mais minuciosos e o pleno conhecimento de todos os processos que englobam a operação da empresa.

Além disso, é preciso um planejamento prévio, não basta sair preenchendo dados assim que o sistema é comprado. É necessário um mapeamento de todos os processos da empresa, assim como um inventário completo de todos os produtos e equipamentos presentes na empresa.

 

Por fim, não basta atender ao requisitos básico de atenção e conhecimento da empresa, se não há pleno domínio do ERP em si…por isso, é fundamental contar com a ajuda de um profissional especializado em ERP Protheus. Este profissional vai auxiliar na preparação prévia à implantação do ERP e vai se certificar de que todos os processos e integrações foram devidamente abordados.

Uma consultoria especializada em ERP Protheus, não somente ajuda no processo de implantação, como ainda garante que a empresa tenha pleno domínio da ferramenta como um todo, possibilitando que gestores e colaboradores tirem o máximo que a ferramenta tem a oferecer.

 

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Renato Souza
SOBRE O AUTOR
Renato Souza – Diretor Comercial da PROX

Profissional especialista nos processos administrativos de controladoria com passagem pela TOTVS SA onde se especializou nas áreas fiscal e contábil. Atuou também em outras consultorias de ERP como analista e coordenador de projetos de implantação de ERP.

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