29 mar

Aumentar a receita sem cortar os funcionários ou sacrificar a qualidade das ofertas é uma tarefa difícil — especialmente com finanças apertadas e recursos limitados.

A segunda opção, a redução de custos, é muito mais direta. A racionalização de suas despesas terá um impacto direto na sua margem de lucro.

Como diz Paulo Lemann, reduzir sempre os custos é indiscutivelmente a maneira mais fácil de melhorar a rentabilidade da organização.

A introdução de um método sistemático de controle financeiro pode resultar em economias imediatas. Ao mesmo tempo, asseguraria margens de lucro competitivas a longo prazo.

Então, quais são as melhores maneiras de reduzir os custos operacionais? Vamos descobrir oito maneiras efetivas de alcançar seu objetivo sem comprometer a qualidade e o desempenho do seu negócio. Continue a leitura!

Incentive uma política de consciência ambiental

Um dos principais pilares de sustentabilidade é a necessidade de reduzir o consumo de energia e recursos, como a água. Isso não só ajudará o meio ambiente, mas poderá levar à redução de custos, com economias substanciais em termos de contas e taxas.

Diversas empresas estão investindo em soluções de alta tecnologia até soluções de baixa tecnologia, como desligar luzes e computadores quando eles não estão em uso ou verificar regularmente vazamentos de água.

Reduzir o uso de energia, água e papel é bom para a empresa e para o meio ambiente. E há inúmeras maneiras de fazê-lo, como imprimir somente o que é necessário — muitos documentos têm pouco ou nenhum propósito futuro e não devem ser impressos.

A Amazon, por exemplo, está diversificando seu portfólio de energia através de sistemas solares de telhado em larga escala em seus centros de atendimento, bem como através da conversão de seus sistemas de iluminação em LED.

Reveja constantemente o regime de tributação

O sistema de impostos brasileiro é complexo e tem sido objeto de múltiplas mudanças nos últimos anos. Vale a pena estar por dentro de todas as atualizações e estudar formas de diminuir o impacto das suas cobranças no orçamento da empresa.

Minimizar sua conta de impostos pode ser a maneira mais benéfica de fazer a redução de custos da sua empresa. Isso significa maximizar todas as suas deduções disponíveis — certifique-se de que todas as despesas comerciais sejam devidamente inscritas como deduções na sua declaração de imposto.

Tenha o hábito de acompanhar todas as despesas, guardando todos os recibos e notas fiscais assim que recebidos.

Busque automatizar processos

Dê uma olhada em seus processos administrativos atuais e identifique áreas que possam ser automatizadas usando tecnologia, em vez de mão de obra.

O mundo dos negócios está mudando rapidamente e manter-se com os últimos avanços ao aproveitar a tecnologia resultará em redução significativa dos custos operacionais.

Existem diversas soluções online, como sistemas ERP, que podem automatizar várias funções de empresas em uma fração do custo envolvido no uso de recursos humanos.

Ao automatizar tarefas repetitivas, você pode economizar horas de esforços manuais todos os dias. A tecnologia pode ajudá-lo a reduzir sua carga de trabalho ou a tornar os procedimentos mais eficientes.

Embora os sistemas precisem ser continuamente atualizados, eles podem reduzir a quantidade de tempo gasto em treinamento e aumentar a produtividade geral de uma equipe e, nesse caso, vale a pena contratar uma consultoria independente para avaliação.

Decidir sobre as ferramentas de tecnologia e automação certas dependerão da natureza exata do seu empreendimento, mas você pode colocar um ótimo negócio no piloto automático se souber como. O resultado será o aumento da produtividade e menos envolvimento manual.

Avalie seus fornecedores

Segundo o livro Dobre seus lucros, do autor Bob Fifer (esse é o livro de cabeceira do Jorge Paulo Lehman, fundador da Ambev, a Prox Consultoria recomenda demais a leitura desse livro!), os fornecedores são uma grande fonte de economia. Diminua o uso de produtos e serviços contratados e se possível, cancele todos contratos de manutenção.

Os suprimentos ocupam uma grande parte do orçamento de uma empresa, mas você provavelmente precisa de bens para acompanhar as operações do dia-a-dia.

Dê uma olhada em suas necessidades atuais e contratos em andamento. Você pode melhorar a redução de custos e economizar dinheiro renegociando termos.

Nos negócios, os preços geralmente são negociáveis. A maioria dos fornecedores está preparada para negociar pagamentos. Claro, se o preço que você obtém não for razoável, você provavelmente não acabará fechando o negócio.

Quanto mais forte for o relacionamento com o seu fornecedor, melhores serão os termos de pagamento. 

A Basf criou um programa de desenvolvimento e capacitação para grupos minoritários de fornecedores, os quais vêm aumentando suas vendas para a empresa.

Aproveite para construir uma conexão mutuamente benéfica com os fornecedores. Confiança e respeito percorrem um longo caminho para os pequenos empresários que procuram reduzir os custos das empresas.

Entretanto, se um fornecedor não quiser trabalhar com seu orçamento, talvez seja hora de buscar um novo fornecedor. Avalie todas as suas opções para ver qual é a mais rentável para o seu negócio.

Estabeleça uma política de home office

Considere permitir que sua equipe trabalhe em casa uma vez por semana. Isso terá muitos benefícios na empresa. Você poderá economizar muito dinheiro devido à energia economizada.

Também no futuro, você pode se mudar para um escritório menor, economizando o valor de aluguel. Isso também pode aumentar a produtividade de seus funcionários e torná-los mais confortáveis ao ambiente, resultando em um melhor trabalho.

Além disso, há a possibilidade de contratação de freelancers. Existem milhares de profissionais experientes que trabalham no conforto de sua casa para proporcionar um trabalho de alta qualidade. Contratar freelancers poderá dar-lhe acesso a talentos internacionais com novas ideias e criatividade para mostrar.

A PwC possui um programa chamado Flexmenu, em que os funcionários podem organizar sua jornada de trabalho conforme o melhor horário, são incentivados ao home office duas vezes por semana e podem organizar sua semana com compensação de horas.

Corte reuniões desperdiçadas

Reuniões mal planejadas e executadas são o flagelo da produtividade. Deixe claro que cada reunião na sua empresa precisa de três coisas:

  • uma agenda que descreva o motivo da reunião, o que você espera e deseja realizar fora dela, e o fluxo de como ela será executada;
  • um olhar crítico para quem deve e não deve estar nesse encontro (você sempre pode enviar uma recapitulação para manter as pessoas sabendo);
  • um líder para essa reunião, encarregado de manter o foco e evitar comportamentos tangenciais ou não produtivos.

Invista em computação em nuvem

A Bosch recentemente comprou 5% da participação da HERE Technologies, empresa de mapeamento e localização em nuvem. A aquisição servirá para aprimorar a plataforma global aberta de localização em tempo real para os clientes, automotivos ou não automotivos.

A maioria das empresas gasta muito dinheiro em software e equipamentos apenas para administrar o negócio. Esses custos parecem aumentar exponencialmente a cada ano, incluindo renovação de contratos de licença, atualização de software e substituição de hardware.

E se sua empresa exige software especializado para atividades como comunicações e logística, sua conta é ainda maior.

Você pode salvar uma parte desse dinheiro aproveitando a computação em nuvem. Existem aplicativos disponíveis na nuvem para cada função de negócios, e eles custam significativamente menos do que as ferramentas tradicionais de negócios.

Você pode substituir todo o servidor com computação em nuvem e armazenamento de dados e economizar dinheiro em hardware e manutenção.

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SOBRE O AUTOR
Renato Souza – Diretor Comercial da PROX

Profissional especialista nos processos administrativos de controladoria com passagem pela TOTVS SA onde se especializou nas áreas fiscal e contábil. Atuou também em outras consultorias de ERP como analista e coordenador de projetos de implantação de ERP.

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