Manter o sistema de uma empresa atualizado pode ser uma árdua tarefa em um mercado onde novas tecnologias surgem a todo o momento. Mas, apesar de trabalhosas, essas movimentações são essenciais – um sistema desatualizado pode trazer danos a todas as áreas da organização.
Se sua empresa está passando por problemas ligados a processos longos, defasados e ineficientes, talvez seja a hora de trocar seu software de gestão empresarial. Mas muita calma nessa hora! Não é porque o ERP não está mais atendendo suas necessidades que ele deverá ser eliminado imediatamente, sem o devido planejamento.
O sistema legado tem uma função fundamental no processo de implantação de um novo, por isso não deve ser desconectado de uma hora para outra. Sem ele a empresa pode perder todo seu histórico e informações essenciais para o dia a dia da operação.
Portanto, é importante que o Gestor de TI, em parceria com o consultor ou consultoria que irá implantar o novo software de gestão, entendam não apenas sobre a nova plataforma de ERP mas que também tenham conhecimento sobre o sistema legado. Dessa forma, será possível fazer uma transição de maneira rápida, minuciosa, segura e sem complicações.
Então, para que você possa sair de seu sistema legado sem dor de cabeça, vou te dar três passos bem simples:
1- Seleção de um novo software
Como falei no post “Afinal, como escolher um ERP?”, o primeiro passo para fazer a seleção de um novo sistema é mapear os processos já existentes e os que precisam ser criados ou ajustados. Entenda os principais problemas e necessidades da sua empresa e avalie como o novo software ERP pode resolvê-los.
Você pode abrir uma concorrência para que mais de uma empresa ou consultoria de ERP tragam soluções a serem validadas. Nessa etapa, elimine as plataformas que não são viáveis, seja pela falta de encaixe com o negócio, pela falta de adequação ao que está sendo buscado, ou mesmo por não transmitir confiança. Afinal, se o pitch comercial não te convenceu, dificilmente você irá se impressionar após a implantação.
O fornecedor escolhido deverá te mostrar o que o produto dele é capaz de realizar pela sua organização. Ou seja, é preciso ir muito além do discurso, dos gráficos e dos números! Por isso também é importante se preocupar com o outro lado da moeda: existem empresas que tem um pitch matador, mas que falham na entrega! Mas como identificar se esse é o caso da sua escolhida até o momento?
A resposta é simples: Faça uma POC. A POC (proof of concept, do inglês “prova de conceito”) é um passo essencial para sair do sistema legado com sucesso. Através dela será possível reduzir o nível de incertezas sobre as funcionalidades do novo software e tomar uma decisão mais segura.
Tenha sempre em mente que simulações ou testes devem corresponder ao dia a dia e não cenários hipotéticos, para que seja possível identificar se em uma situação real o software seria eficiente.
No caso de um ERP como o Protheus, por exemplo, você pode realizar um teste bem completo, com poucos usuários e com a possibilidade de desistir da contratação, caso o produto não responda da maneira desejada.
2) Implantação
Antes desta fase acontecer, é preciso que todos os processos estejam organizados. Não se apegue ao cenário perfeito, pois nem sempre ele será possível, mas busque um bom alinhamento com todas as áreas da empresa sobre as mudanças que estão sendo feitas.
E não se engane: a implantação não deve ficar a cargo somente da equipe de TI, uma vez que ela não tem uma visão geral e absoluta sobre todos os departamentos e seus respectivos desafios.
A delegação de tarefas é primordial para que os gestores sejam responsáveis pelas entregas e por apontar as principais dificuldades em suas áreas. O monitoramento é chave para a evolução do processo como um todo e as ressalvas devem ser feitas ao longo da implantação, e não após a finalização desta etapa.
3) Preparação para produção e produção
Mais do que apenas capacitar os usuários, é preciso envolvê-los desde o início da transição, para que tenham segurança ao operar o novo sistema. Ou seja, evite que os usuários passem a usar ou testar o sistema apenas na fase final.
É nesta última etapa, caso as anteriores tenham saído de acordo com o esperado, que você deve começar a “desligar” o seu software ligado. Lembrando que você nunca deve desativar uma funcionalidade sem que ela já tenha sido implementada na plataforma contratada, a menos que tenha acontecido o julgamento prévio de que ela não faz mais sentido para a realidade da sua organização.
Essa estratégia de mudança em 3 passos, bem alinhada com todos os envolvidos e programada em um período ideal para empresa, é o principal fator para o sucesso desse processo de abandono do legado.
Sei o quanto a transição de ERPs pode ser estressante. Mas tente não perder a cabeça! Aposte em uma consultoria que ofereça um software completo e que disponibilize consultores bem treinados para seu atendimento personalizado.
Espero que esse post te ajude nesse processo! E, caso queira saber mais, você pode entrar em contato com nossa equipe ou consultar outros dos nossos conteúdos disponíveis no Blog.
