Com o surgimento da Internet, muitas mudanças ocorreram e estão em curso. Até mesmo no mundo corporativo essas mudanças se fizeram presentes. Desde a forma de gerenciar atividades, utilizar equipamentos e organizar informações, justamente para garantir que a empresa atue no auge de sua capacidade e esteja em constante evolução. Uma das melhorias que surgiram com essas inovações foi a Gestão Eletrônica de Documentos!

Venha entender um pouco mais sobre essa alternativa nesse artigo!

A utilidade da Gestão Eletrônica de Documentos

A Gestão Eletrônica de Documentos consiste em um agrupamento de tecnologias que tem o objetivo de organizar e armazenar documentos e informações. Essas tecnologias permitem a fácil localização de um documento em específico e otimiza toda o sistema de compartilhamento entre os interessados.

Entre os modelos de documentos que podem ser salvos nesse sistema, encontram-se:

• Imagens;
• Arquivos em texto;
• Papéis;
• Planilhas.

A garantia da eficácia da Gestão Eletrônica de Documentos é a otimização do acesso aos arquivos, a organização e a facilidade, sempre destacando a segurança em casos de documentos confidenciais ou que devem ser acessados por pessoas determinadas.

Independe do porte da empresa, é normal que disponha de muitos documentos e arquivos para gerir e garantir um eficiente acesso. Isso permite que o foco da instituição não fique na parte de organização e sim em ações voltadas ao crescimento e ao gerenciamento de suas entregas. Principalmente para garantir uma facilidade de acesso em casos de necessidade, é importante existir esse tipo de organização prévia.

Veja algumas vantagens oferecidas pelo sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, a GET:

• Acesso facilitado para documentos, através de logins;
• Redução de arquivos em papel;
• Integração de documentos de diversas áreas da empresa, facilitando um acesso geral das documentações da instituição;
• Preservação facilitada dos arquivos;
• Organização superior;
• Adequação a diversos formatos de arquivos e documentos;
• Adequação de acordo com o porte da instituição, atendendo de forma individualizada cada necessidade;
• Não precisa obrigatoriamente de uma infraestrutura, podendo fazer uso do recurso de registro em nuvem;
• Pode ser adequar de forma natural dentro do amparo legal e da legislação.

Uma empresa que opta pela GET permite que seus colaboradores não foquem ou percam tempo com trabalhos manuais, ganhando tempo livre e consequentemente podendo direcionar essa disponibilidade adicional para o aumento da produtividade e otimização de outras tarefas e atividades.

Como começar com a Gestão Eletrônica de Documentos?

Se você tem interesse em adquirir as tecnologias da GET na sua empresa, o primeiro passo é fazer um levantamento geral de todas as informações e materiais que precisará fazer uso. Com os documentos em mãos, a transferência para o mundo digital poderá ser iniciada.

Toda a categorização de documentos também precisará ser realizada, de modo a identificar os agrupamentos que serão necessários. Assim, o processo de segmentação digital será muito mais simples e rápido!

Outro ponto importante é garantir que os documentos digitalizados e transferidos para o meio digital estejam em boas condições, assegurando assim que a os dados e informações serão facilmente lidos posteriormente.

Essencial lembrar: sempre faça o processo de backup de seus arquivos, de modo a assegurar que alguma falha o leve a perder documentos importantes.

O sistema ERP como um aliado

O ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) é definido como um Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Sua função é exatamente garantir que os processos da empresa sejam mensurados, identificando falhas e pontos de melhoria.

O sistema é customizável, ou seja, se adequa ao modelo de negócio. As etapas e métricas que a empresa já avalia podem ser transferidos, garantindo que efetivamente a ferramenta tenha a cara da empresa!

Mas como isso pode ajudar para quem tem interesse na Gestão Eletrônica de Documentos?

É simples!

O ERP atuará como a ferramenta de consolidação dessas informações. Os documentos poderão ser armazenados em seu sistema e facilmente catalogados, sendo uma eficiente alternativa de organização de arquivos e documentos.

Fora isso, as demais etapas de uma empresa também poderão ser organizadas, como: entregas, produtividade, gargalos, falhas processuais, entregas individuais e por áreas, etc.

O panorama geral da empresa e o autoconhecimento de suas etapas produtivas permitirão que as devidas ações de melhorias ocorram, o que se torna um grande aliado para a consolidação da empresa.

O sistema ERP também poderá auxiliar para mensuração da percepção e engajamento dos clientes, auxiliando as experiências proporcionadas e colaborando para a retenção e a conquista de fidelidade.

Agora que você já entende a facilidade proporcionada pelo sistema ERP e a integração junto a Gestão Eletrônica de Documentos, pode estar se perguntando se essa fase transitória será fácil de passar e justamente para garantir essa facilidade, existe o serviço de consultoria. Quer saber mais?

Como funciona a consultoria?

Vamos lá!

A consultoria é um serviço de suporte que visa justamente garantir que a fase de transição ocorra da melhor forma. Nessa fase, um profissional é encarregado de entender o seu negócio e todas as necessidades que terá junto a ferramenta. Mais do que isso, ele irá acompanhar todo o período de integração junto a ferramenta, garantindo que desde os primeiros momentos sua empresa consiga fazer um bom uso das facilidades oferecidas.

Esse período é essencial para entender a ferramenta e já conseguir um panorama adequado junto aos relatórios que poderão ser levantados. Toda a fase e integração dos documentos também poderá ser facilitada junto com esse serviço de suporte!

Para otimizar a Gestão Eletrônica de Documentos e obter o sistema ERP, o serviço de consultoria será um grande diferencial, evitando que os desgastes normais de mudança tomem grandes proporções.

Lembre-se sempre que em um mundo cada vez mais competitivo, manter a casa em ordem é primordial. O crescimento vem como consequência de uma boa organização, de entregas dentro do prazo e das regulamentações necessárias. A partir disso, com a redução do retrabalho e a tomada de decisões assertivas, você terá grandes chances de fazer o negócio crescer.

Por isso é essencial, o quanto antes, optar e aprimorar as estratégias que permitirão sua consolidação dentro do meio digital, que tem se apresentado como o futuro dos negócios.

Caso queira saber mais sobre gestão eletrônica de documentos e como uma consultoria pode ajudar sua empresa neste processo, fale conosco.