Extraia o melhor do seu ERP durante a pandemia

Há cerca de 1 mês fomos surpreendidos por uma pandemia que obrigou muitas empresas a continuarem seus trabalhos através do home office.

Com empresas e funcionários lidando com seus clientes e com a própria equipe de forma remota, é preciso pensar em formas de extrair um pouco mais do seu ERP TOTVS Protheus em tempos de coronavírus.

1 – Comunicação com seu time

O fato é que não foi possível prever a pandemia e nem como ela afetaria nossas rotinas.

Empresas e clientes precisaram se adaptar de forma rápida para as mudanças demandadas pelo trabalho em home office.

Dentre as principais dificuldades de se trabalhar nesse formato está estabelecer uma comunicação assertiva com o seu time.

A comunicação precisa ser realizada e pode ser feita diariamente, ou uma ou duas vezes por semana, dependendo da sua dinâmica de trabalho com sua equipe.

É preciso lembrar que sistemas e ERPs são constituídos por processos e por pessoas.

E as pessoas precisam dessa comunicação para que o trabalho flua.

2 – Ferramentas e registros

Juntamente com a comunicação, é preciso que as empresas pensem em ferramentas para auxiliar o registro de atividades e informações oferecidas ao seu time.

Este registro possibilita o acompanhamento das demandas distribuídas, sendo essencial para a produtividade e eficácia da empresa.

Para manter o registro, há no mercado ferramentas pagas ou gratuitas com as quais sua empresa pode atuar.

Mesmo que você fale no telefone com seu funcionário ou cliente, o registro, a formalização dessa conversa, é muito relevante.

Nesses tempos de crise, manter as ferramentas e os registros é extremamente importante para que o trabalho ande, flua e sua empresa consiga entregar todos aqueles serviços que precisa.

3 – Treinamento e desenvolvimento

Para muitos, trabalhar de forma remota é uma novidade.

Dessa forma, o trabalho dos líderes e a boa condução da equipe é essencial para manter todos em sintonia.

Oferecer pequenos treinamentos, sejam relacionados a processos e operações ou a ferramentas novas que estão sendo utilizadas nesse novo contexto, faz com que as pessoas percebam que estão em uma empresa que gostam de trabalhar e que elas se desenvolvem todos os dias, mesmo no trabalho remoto.

4 – Separar suporte e projetos

Oferecer pequenos treinamentos, sejam relacionados a processos e operações ou a ferramentas novas que estão sendo utilizadas nesse novo contexto, faz com que as pessoas percebam que estão em uma empresa que gostam de trabalhar e que elas se desenvolvem todos os dias, mesmo no trabalho remoto.

Um erro comum nas empresas, tanto para o trabalho presencial quanto para o trabalho remoto, é não separar o que é suporte no ERP Protheus do que é Projeto.

Então de forma não muito rara o cliente possui demandas do tipo “não consegui emitir uma Nota Fiscal” ou “eu não consigo baixar um título no Financeiro” e por aí vai…

Isso é suporte!

Essas rotinas provavelmente já estavam implantadas no ERP e agora elas pararam de funcionar por algum motivo e precisam de um suporte.

E ao mesmo tempo em que o suporte é solicitado, há outras demandas para a mesma pessoa que vai responder ao chamado.

Por exemplo: “como está aquele cronograma do projeto de implantação do módulo novo dentro do ERP?”

Assim, separar essas duas atividades e talvez as pessoas que executem elas é muito importante para a produtividade.

Então se você ainda não separou, separe junto com o seu time e com sua consultoria o que é suporte para a manutenção do dia-a-dia e o que são projetos que vão te tirar do ponto A para te levar para o ponto B.

5 – Planejamento financeiro

A quinta dica parece muito óbvia, mas é sempre importante lembrar: é essencial ter um bom planejamento financeiro e contábil!

Eu costumo dizer que as empresas têm 3 ferramentas importantes para a gestão:

  • Balanço Patrimonial;
  • DRE;
  • Fluxo de Caixa.

E então faço uma comparação.

  • O Balanço Patrimonial pode ser uma foto;
  • O DRE pode ser um filme;
  • O Fluxo de Caixa pode ser o ar que precisamos para respirar.

Sem Caixa, praticamente nenhuma empresa sobrevive.

O caixa é o pulmão, é o ar que você precisa para respirar, então é ele que garante a operação da sua empresa.

Então, em tempos de crise, reserve seu caixa, repense todas as ações que você vai tomar para reservar um espaço muito importante para o seu caixa, para poder respirar por um tempo maior.

6 – Transformação digital

A transformação digital é um assunto que está em pauta.

Inclusive, tenho escrito alguns artigos sobre ela no blog da Prox.

A transformação digital te ajuda a atingir um objetivo mais rápido e ficar menos tempo em tarefas muito manuais, onerosas e que você não consegue controlar.

Novamente, é preciso lembrar: se você tá trabalhando em home office, toda aquela relação que você tinha no presencial, aquelas dicas, aquele cafezinho de 5 minutos que você tinha para atualizar uma pessoa e conversar com ela, não existe mais.

Pelo menos por enquanto.

Então a comunicação precisa estar muito acertada, os processos muito bem definidos, as equipes muito bem alinhadas e as ferramentas muito bem configuradas.

Use a transformação digital para pensar fora da caixa.

O que você faz hoje que talvez seja via e-mail, via telefone, que dá para ser automatizado?

Em tempos de crise é preciso pensar como utilizar melhor as ferramentas e como fazer as coisas de forma diferente, usando a tecnologia a favor da sua empresa.

7 – Cumpra uma rotina

A sétima e última dica é uma coisa simples, mas que faz toda a diferença para a produtividade da sua equipe: a rotina!

A rotina faz com que você e seu time tenham uma organização exata para atingir um objetivo.

Então, por exemplo, se você trabalha na área financeira, o seu time estar engajado com o fluxo de caixa significa cobrar os clientes em tempo, pagar os clientes em tempo, pensar fora da caixa para você ter soluções de cobranças automáticas ou pagamentos automáticos, enfim…

Pense na sua rotina, com horário, com configuração, com agenda e com organização.

Cumprindo rotinas, colhemos bons resultados.

É simples assim!

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Renato Souza

CEO e Diretor Comercial da Prox

Renato é Diretor Comercial da Prox desde 2010. Está sempre pensando no desenvolvimento estratégico da empresa, em novas parcerias e na prospecção de novos clientes. Apaixonado pelo seu trabalho, ele tem como missão facilitar a vida das pessoas e empresas com gestão e tecnologia.

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