16 maio

A gestão da rotina administrativa é essencial para as organizações que precisam otimizar seu desempenho em busca de resultados diferenciados, visto que a falta de planejamento e gerenciamento no fluxo de trabalho não apenas coloca em risco a produtividade das empresas, como também acarreta a redução da qualidade de produtos/serviços, além da queda da eficiência operacional e estratégica.

Dessa forma, é fundamental buscar no mercado soluções que consigam melhorar o desempenho das equipes para superar importantes desafios corporativos.

Quer saber como melhorar a rotina na sua empresa? Então acompanhe essas 6 dicas para deixar a rotina administrativa mais eficiente.

1. Estabeleça um plano de processos

O primeiro passo para você fazer um bom plano de rotina administrativa é estabelecer um plano de processos. Você consegue isso mapeando todas as atividades dos setores e padronizando o que for possível.

Avalie a rotina, estabeleça quando o trabalho deve ser feito, coloque-o em um cronograma mensal e o distribua de maneira equilibrada entre toda a equipe do setor. Com essa organização você elimina a sobrecarga em períodos de grande demanda e diminui a necessidade de pagamento de horas extras ou banco de horas.

2. Crie procedimentos operacionais padrões

É importante definir como os procedimentos serão executados. Um processo claro e conhecido por todos os funcionários é essencial para aumentar a velocidade na execução das tarefas e dar mais segurança para quem as executa.

Uma das grandes vantagens para as empresas, quando falamos de padronização de processos, é que, quando existe um processo definido, qualquer membro da equipe pode realizar a tarefa. Isso contribui para manter em dia seu cronograma.

Após o término do mapeamento de processos, você pode criar um registro de todas as tarefas que já possuem um processo rotineiro, e identifica aquelas que podem ser modificadas e aperfeiçoadas, com o objetivo de reduzir o fluxo dos processos administrativos.

3. Defina prioridades

Definir prioridades é essencial para organizar a sua rotina e da sua equipe. Veja o que é mais urgente e coloque como prioridade no cronograma de processos administrativos. É fundamental seguir o planejamento para que seja possível estabelecer uma rotina administrativa de resultado. Entretanto, nas tarefas diárias, muitas atividades podem fugir do planejado inicialmente e, por isso, você deve estar pronto para fazer adaptações quando necessário.

O ideal é que essas alterações aconteçam apenas em momentos críticos, em que uma situação específica necessite ser priorizada. Manter essa conduta é importante para garantir a aceitação dos processos e viabilizar as ações.

4. Categorize as rotinas operacionais

Uma prática de grande valor e que contribui para aumentar o desempenho das tarefas administrativas é a categorização de procedimentos em grupos por semelhanças ou afinidades.

Dessa forma, é possível determinar períodos para a realização de todas as tarefas, ou atividades de uma mesma categoria, o que torna possível direcionar o foco por mais tempo em funções semelhantes.

Em contrapartida, quando se tem rotinas administrativas muito distintas, a tendência é que seja dispendido mais tempo, exigindo mais dedicação, e consequentemente, mais horas de trabalho.

5. Otimize o seu próprio tempo

Essa estratégia é reflexo dos processos anteriores. Quando você consegue controlar o seu tempo, consegue também se dedicar ao que é mais importante para a empresa. Assim terá mais facilidade para delegar funções, e com isso, conseguirá montar todo um plano com o objetivo de melhorar todos os processos, aumentando a qualidade dos produtos e serviços.

Com suas rotinas e horários organizados, terá mais prazo para avaliar a produtividade e a performance individual dos colaboradores e da organização de forma ampla. Para tanto, é necessário averiguar se as tarefas delegadas estão sendo devidamente executadas.

Nesse caso, contar com recursos como aplicativos, planilhas, tabelas, quadros e outros recursos podem ajudar a facilitar o acompanhamento das atividades realizadas por seus subordinados.

6. Observe para identificar e corrigir problemas

Todas as dicas que abordamos até aqui são úteis para que você faça a gestão de recursos e pessoas com maior eficiência, e tenha condições de identificar e corrigir problemas nas rotinas administrativas.

Como todo gestor, você sabe que as demandas são grandes e que quase sempre não é possível acompanhar tão de perto todos os processos, ainda mais quando se trata de uma grande empresa.

Nesses casos, um sistema ERP pode ajudá-lo a identificar questões que demandam soluções rápidas. Ao investir em tecnologia, você revoluciona o modo como a sua organização gerencia os processos internos e externos.

Isso garante que toda a cadeia produtiva, e até mesmo os clientes, percebam os impactos dessas mudanças. Dessa forma, a otimização da gestão administrativa traz ganhos para todo o público de relacionamento da empresa.

A implantação de um ERP é a forma mais eficiente de otimizar as rotinas administrativas de uma organização. Considere essa possibilidade para reduzir tarefas operacionais. Assim, a equipe poderá focar no que for realmente estratégico para a companhia.

Os ERPs possibilitam que você automatize as funções com precisão numérica, o que permitirá que você se organize melhor sem grandes preocupações.

Como vimos ao longo deste post, é importante você manter a rotina organizada e utilizar as ferramentas e softwares que o mercado oferece para aproveitar da melhor forma possível o tempo, e nesse caso, a automatização das rotinas administrativas é fundamental, sendo um recurso valioso para assegurar a eficiência e contribuir para a redução de custos.

Isso também contribuirá significativamente para o alinhamento do sistema de trabalho junto à equipe, e tornará possível o maior controle das atividades, eliminando erros durante os processos.

A maior contribuição de um ERP é que ele facilita os processos administrativos e o fluxo de trabalho da equipe. No entanto, é preciso ressaltar que a gestão da rotina administrativa não deve ser realizada apenas nos setores operacionais.

Ela também deve estar presente em toda a área de gestão da empresa, já que a maior parte dos problemas de desempenho surge da dificuldade dos gestores em manter uma organização de suas próprias rotinas, impactando em colaboradores cujas atividades dependem de suas aprovações.

Se você gostou deste post sobre 6 dicas para deixar a rotina administrativa mais eficiente, confira também como escolher um ERP!

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Renato Souza
SOBRE O AUTOR
Renato Souza – Diretor Comercial da PROX

Profissional especialista nos processos administrativos de controladoria com passagem pela TOTVS SA onde se especializou nas áreas fiscal e contábil. Atuou também em outras consultorias de ERP como analista e coordenador de projetos de implantação de ERP.

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