Entenda porque você pode estar subutilizando o seu ERP Microsiga Protheus e o que fazer para resolver este problema

Quem usa sabe: O ERP Microsiga Protheus é um software excelente e, quando bem utilizado, oferece o suporte ideal para a gestão empresarial. Contudo, ele também é um sistema altamente complexo.

O Protheus oferece quase 100 módulos diferentes, que devem ser contratados de acordo com o segmento e as necessidades específicas de cada empresa. Ou seja, não é preciso conhecer todos os módulos para tirar o máximo proveito do ERP da TOTVS, basta saber utilizar aqueles módulos que fazem sentido para o seu negócio.

O que não significa que você não deve se dedicar e entender como esse poderoso sistema funciona! Para fazer o melhor uso do ERP Microsiga Protheus na sua empresa, é importante ter uma visão geral sobre a plataforma e o que ela oferece. Encare isso como fazer um curso na universidade e depois uma pós-graduação no tema que mais te interessa!

Então, para os estudos da sua graduação, antes de prosseguir neste artigo você deve ler o nosso post “O que é sistema Protheus TOTVS e como ele pode alavancar a sua empresa“

Agora que você já tem embasamento suficiente e está familiarizado (a) com a ferramenta, chegou o momento de se especializar!

A subutilização do ERP Microsiga Protheus

1. Cenários mais comuns e suas principais causas

Existem dois cenários mais comuns para a subutilização: a empresa utilizava alguns módulos e deixou de usar por algum motivo em especial; desconhecimento sobre o software e/ou módulos do sistema mais aderentes ao negócio.

Sobre o primeiro motivo para a subutilização do Protheus, destaco duas principais causas:

• A pessoa responsável por utilizar o sistema saiu e levou o conhecimento com ela;

• O negócio da empresa passou por alguma alteração e os responsáveis não souberam adaptar o Protheus à nova realidade.

Quanto ao desconhecimento, começo citando um comentário que já ouvi de mais de um cliente:  “Eu não consigo me ver no software”. Aqui também consigo expor algumas possíveis razões, que justificam essa frase:

• O usuário está utilizando os módulos errados do sistema;

• O usuário utiliza os módulos corretos, mas de forma inadequada;

• O usuário tem dificuldade para reconhecer os problemas que ele enfrenta, logo não consegue definir quais módulos poderiam atendê-lo melhor e de que maneira;

• A linguagem utilizada pela empresa é diferente da linguagem do software ERP. Consequentemente, o usuário não faz a conexão do nome dos módulos com o que ele precisa. Exemplo: faturamento pode ser muitas coisas (soma das vendas em um determinado período, emissão de notas, etc);

• Utilização de software concorrente por muito tempo, o que pode dificultar a adaptação ao ERP Microsiga Protheus e levar à sua subutilização.

2. Soluções para a subutilização que levam ao melhor uso do Protheus

É fundamental compreendermos os cenários mais comuns e suas principais causas para que possamos entender o que acontece dentro do ambiente da nossa própria empresa. Tenho certeza que você se identificou com algum dos tópicos acima, não é? Então chegou a hora de abordarmos as soluções!

• Criação de um Guia

A empresa precisa ter um guia, um documento que sirva como base e que possa ensinar e/ou relembrar o usuário sobre os passos para realizar as principais operações. Isso ajuda tanto no dia a dia (e principalmente nos processos que ela não faz diariamente, logo, que podem ser esquecidos com mais facilidade), quanto no caso do responsável pela utilização do Protheus sair da empresa.

• Participação em treinamentos sobre o sistema

Participar de treinamentos/workshops sobre a ferramenta é essencial para descobrir novas funcionalidades ou aplicações e para relembrar operações que podem ter sido esquecidas. Essa reciclagem é obrigatória principalmente quando acontece uma mudança de versão,  os gestores de TI também devem ler as Notas de Release para se informar sobre as novas funcionalidades.

• Contratação de consultoria especializada

Existem mil formas de resolver um problema e, para cada organização, é possível resolvê-lo de uma maneira distinta. Então como encontrar a solução ideal, que atenda perfeitamente às necessidades da SUA empresa? Ao contratar uma consultoria Protheus, você terá a resposta!

Um time de consultores sêniores Protheus, experientes em sistemas e especialistas em negócios, será capaz de entender a realidade da sua empresa, suas principais dores e anseios. E o principal: saberá traduzir tudo isso para dentro do seu sistema.

Ou seja, uma consultoria especializada saberá dizer se você está usando os módulos corretos ou se está os subutilizando. A partir disso, poderá customizar o software para que preencha todos os gaps – afinal, por mais que o software esteja pronto, ele nunca estará pronto para a sua empresa a menos que seja personalizado para tal.

A consultoria oferece todos os serviços necessários para o amplo funcionamento do sistema e o máximo aproveitamento dos seus recursos, promovendo a verdadeira interação entre softwares, processos e pessoas.

*Microsiga Protheus é uma marca registrada da Totvs SA.