Vamos imaginar um cenário…
Sua empresa utiliza uma solução ERP há mais de 5 anos e todos da equipe confiam e estão satisfeitos com o software.
Certo dia, porém, a fornecedora do ERP anuncia o fim da vida útil do software, que será descontinuado.
Sim, essa é a realidade que muitas empresas estão enfrentando.
Afinal, conforme a tecnologia vai se renovando, muitas fornecedoras de ERPs acabam concentrando seus investimentos em soluções mais recentes, aumentando os anúncios de fim do ciclo de vida dos softwares.
Caso sua empresa esteja em uma situação semelhante a esta, você provavelmente não em certeza do impacto que isso terá em seus negócios.
Então, é comum surgirem perguntas como:
- Posso continuar utilizando o software mesmo assim?
- Quais são os riscos?
- É necessário migrar para a nova solução ERP que a fornecedora está oferecendo?
- Como fazer a transição para um novo sistema?
Essas perguntas são muito relevantes e, antes de tomar qualquer decisão, é importante conhecer as respostas de cada uma.
Entendendo o ciclo de vida de um sistema ERP
Assim como qualquer outro produto, os sistemas ERPs passam por vários estágios em seu ciclo de vida, sendo eles:
- Introdução: se refere ao momento em que o ERP é inserido no mercado e a empresa fornecedora procura estabelecer a marca e garantir ao mercado a qualidade do novo produto;
- Crescimento: nessa fase, a fornecedora busca manter a qualidade do produto ao mesmo tempo em que adiciona serviços e suporte extra, além de realizar campanhas de marketing voltadas para um público mais amplo e para o aumento da participação de mercado do software;
- Maturidade: essa fase é caracterizada pela estabilidade nas vendas; é quando o produto, o lucro e a concorrência começam a se estabilizar ou diminuir gradativamente, fazendo com que a fornecedora invista para se diferenciar dos demais concorrentes e preservar o lucro;
- Declínio: as vendas começam a cair e entram no estágio de declínio, seja porque o software está desatualizado ou porque a concorrência oferece alternativas melhores.
Quando o declínio acontecer, a fornecedora precisará considerar alguns pontos, como:
- Manter o produto no mercado, mas adicionando ou removendo recursos ou encontrando novas funções de uso para ele;
- Reduzir os custos e a produção, mantendo-o apenas para um certo nicho de mercado;
- Descontinuar o software ou vender os direitos de produção para outra empresa.
Mas, mesmo em declínio, o sistema parece funcionar muito bem para sua empresa e ainda parece ser a melhor opção para você naquele momento.
E aí surgem as perguntas:
– Posso continuar utilizando o software mesmo assim?
– Quais são os riscos?
Os riscos de usar sistemas ERPs em fim do ciclo de vida
Um ERP em fim do ciclo de vida trará implicações a curto e a longo prazo.
A curto prazo, a empresa fornecedora do software normalmente interrompe os lançamentos que incluem melhorias funcionais e atualizações que possam atender obrigações fiscais.
No Brasil, algumas dessas obrigações fiscais são: SPED Fiscal, SPED Contribuições, DIRF, RAIS e CAGED, ECD, ECF, entre outros.
Caso a empresa não atenda aos requisitos regulamentares previstos, ela sofrerá penalidades por não conformidade.
Já a longo prazo, a fornecedora deixará de efetuar a manutenção e o suporte do software, incluindo atualizações e patches para resolver todas as mudanças nas questões de segurança de dados.
Como consequência, poderá haver incompatibilidade do software com um novo hardware, bancos de dados e até mesmo sistemas operacionais, resultando em tempo de inatividade.
Assim, para contornar os problemas de segurança e para cumprir a legislação com soluções alternativas, sua empresa irá arcar com custos mais altos, além de operar com menos eficiência, pondo em risco a força competitiva da sua organização.
Então, de forma resumida, os riscos potenciais geralmente superam as recompensas, mesmo se seu orçamento estiver apertado.
Segurança, compatibilidade e conformidade são grandes problemas com ERPs com fim de ciclo de vida anunciado.
Então, o que fazer?
Fazendo a transição para um novo sistema ERP
Muitas vezes, junto com o anúncio do fim do ciclo de vida de um software, as fornecedoras ERP já oferecem seu produto mais atual.
Nesse momento, é preciso avaliar se esta é ou não a melhor opção.
Afinal, é preciso lembrar que o novo produto que ela está oferecendo será provavelmente bastante diferente do seu ERP atual.
Não se trata de uma simples atualização de versão, então você não fugiria de uma nova implementação.
Abaixo listamos alguns pontos de reflexão para que você possa selecionar a melhor opção que realmente atenda às necessidades do seu negócio.
Quais necessidades funcionais não são atendidas?
O primeiro passo para fazer a seleção de um sistema é mapear os processos já existentes e os que precisam ser criados ou ajustados.
Entenda os principais problemas e necessidades da sua empresa e avalie como um ERP pode resolvê-los
Assim, é importante refletir sobre os seguintes pontos:
- O ERP atende todas as suas necessidades, desde as operacionais realizadas diariamente até a automação do fluxo de trabalho ou acesso a relatórios em tempo real?
- São muitas as funcionalidades que ainda requerem atualização manual?
- Sua empresa utiliza muitos sistemas de terceiros para preencher lacunas de funcionalidade?
Quais novos recursos e funções sua equipe deseja?
A partir das atividades rotineiras comuns em qualquer empresa, os funcionários conseguem perceber quais recursos são necessários para a melhoria do seu desempenho.
Dessa forma, solicite a sua equipe uma lista de funções que ela gostaria que o ERP pudesse realizar, como:
- Informações integradas e fluxo de trabalho;
- Relatórios e análise de dados aprimorados;
- Acesso móvel a dados;
- Maior segurança;
- Rastreamento de produção e envio;
- Controle total das operações.
Desenvolva um plano de transição
Seja migrando para a nova solução do seu fornecedor atual ou escolhendo um software de um novo fornecedor – você deve garantir que a nova solução ERP esteja alinhada com seus requisitos de negócios e estratégia organizacional.
Portanto, antes de selecionar um novo sistema, você deve dedicar algum tempo à reengenharia dos processos de negócios.
Caso precise de ajuda, uma consultoria poderá facilitar o processo de transição para uma nova solução ERP.
A Prox está pronta para te ajudar nesse desafio! Entre em contato!
Veja também: Existe um ERP certo para minha empresa?
