19 set

Fazer a gestão da agenda é de extrema importância para empresas de serviços que possuem suas demandas e precisam entregá-las dentro dos prazos. Em um mercado muito dinâmico e concorrido, quem conseguir controlar sua agenda e fazer uma boa gestão de tempo vai ter o diferencial para poder se destacar.

Sabendo da dificuldade dessa missão, resolvemos criar este artigo especial sobre gestão da agenda para você conhecer mais sobre esse termo e descobrir alternativas para fazer isso da melhor maneira possível.

Confira!

O que é gestão da agenda?

A gestão da agenda nada mais é do que você fazer o controle da sua agenda com as tarefas que precisa executar. Seja você um profissional que trabalha na gestão ou na operação da empresa, sempre vai ter as suas atividades cotidianas para fazer e a organização de tudo é essencial. É nessa hora que surge a agenda onde você pode usá-la para controlar tudo, desde os detalhes de cada tarefa até os prazos para ter tudo organizado e sob o seu controle.

Sua importância para a empresa

De maneira geral, ela serve como um instrumento para você entender melhor a sua rotina e, com isso, elaborar estratégias para otimizar a sua produtividade. Isso impacta diretamente os resultados da empresa e por isso é de extrema importância que você faça uma boa gestão de agenda.

Pense em todas as demandas que a sua empresa de serviços possui e junte isso com aquela sensação de que não tem tempo para tudo. Na verdade você tem tempo para concluir tudo, mas o que falta é alinhar a gestão da sua agenda com a do seu tempo.

Mas para que isso aconteça, você precisa criar esse hábito de organizar e documentar tudo para que as tarefas fiquem concentradas em um só lugar e você, sempre que precisar, tenha acesso a essas informações de maneira mais organizada.

Como se organizar para atender as demandas?

Agora que você viu sobre a parte mais teórica da gestão de agenda, vamos para a prática para que seja possível entender como se organizar e atender todas essas demandas, afinal de contas, sabemos que empresas de serviços possuem muitas demandas e você, como profissional, precisa estar preparado para atender todas. Abaixo listamos algumas boas práticas para você conquistar essa missão:

Otimize o trabalho da equipe externa – uma prestadora de serviços tem a sua equipe externa cumprindo um papel fundamental para a empresa, a realização de serviços nos clientes de forma presencial ou a distância. Enquanto isso, os que estão internos precisam otimizar o trabalho dessa equipe para que sejam mais produtivos durante as suas visitas. Organizar e acompanhar o trabalho deles de perto pode ajudar muito e contribuir com ótimos resultados para a empresa como um todo.

Tome cuidado com a locomoção e logística – outro ponto que está relacionado com a otimização de trabalho e aumento na produtividade é o desafio da locomoção e logística. Como citado no item anterior, a equipe externa se desloca muito de um cliente para o outro e isso pode afetar no seu desempenho ao final do período. Portanto, é preciso organizar essas visitas de maneira a não perder o controle, evitar prejuízos e estar preparado para eventuais imprevistos tanto internos como externos.

Tenha uma rotina de planejamento – seja com as visitas ou então com atividades internas, é essencial que a empresa de serviços tenha uma rotina de planejamento. Tudo deve ser planejado independentemente do tamanho da tarefa, pois no final, de alguma forma, haverá um impacto nos resultados alcançados pela empresa. A gestão da agenda se resume a ter o hábito de planejar tudo desde os pequenos detalhes até os dados mais expressivos.

Identifique as prioridades – agora lembre-se de que para fazer o mapeamento de todas as suas tarefas, você precisa antes ter identificado todas as suas prioridades e feito uma lista por ordem. Ela vai te ajudar a focar no que é mais relevante e que deve ser feito de forma imediata para depois se concentrar no restante das atividades.

Como um sistema de gestão pode ajudar?

Depois de ler tudo isso, você deve ter percebido que não é nada fácil fazer todo esse controle de agenda. Ainda mais se isso for feito de forma manual e com os registros em milhares de documentos e relatórios que não se comunicam entre as áreas.

Esse problema pode ser resolvido com um sistema de gestão que faz tudo isso de forma automatizada e integrada entre as áreas. Também chamado de ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema faz a integração de todas as áreas da empresa e automatiza todos os processos internos. Sendo assim, uma vez planejada e organizada uma agenda externa de um colaborador, as áreas ficam cientes e, caso exista uma necessidade, conseguem avaliar a melhor decisão e delegar a atividade para alguém que ainda tenha espaço em agenda.

O ERP possui um recurso onde você tem o controle da agenda de seus profissionais com informações como quem realizou e o que realizou em seus clientes, o que está planejado, entre outras. Isso facilita muito o trabalho de gestão de toda essa agenda por parte do gestor que tem em um só local todas as informações registradas para que possa delegar com mais assertividade. Do outro lado, os funcionários da operação conseguem registrar as informações de forma rápida e prática e, com isso, otimizam seu tempo.

Com um sistema integrado a otimização fica mais fácil e a agenda pode ser acessada de qualquer hora e lugar, principalmente, se o sistema for do tipo nuvem, ou seja, instalado na internet. Nesse tipo de ERP, basta você ter os dados de acesso e uma conexão com a internet para acessar o sistema de onde quiser. Além disso, toda a implantação, manutenção e suporte é feito pela fornecedora do ERP o que ajuda a reduzir a demanda da sua equipe interna de TI.

Como melhorar ainda mais seu ERP?

Vale lembrar que apenas ter um ERP não é o suficiente para fazer a gestão da agenda de forma prática e automatizada. É preciso mais que isso!

Por ser um sistema complexo é necessária a sua personalização e algumas customizações para deixar a ferramenta mais aderente ao seu modelo de negócio.

Por isso, se a sua empresa precisa controlar a agenda e deseja contar com a ajuda de um sistema de gestão para isso, entre em contato conosco. Possuímos especialistas que vão entender suas necessidades para aplicá-las da melhor maneira ao sistema.

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SOBRE O AUTOR
Renato Souza – Diretor Comercial da PROX

Profissional especialista nos processos administrativos de controladoria com passagem pela TOTVS SA onde se especializou nas áreas fiscal e contábil. Atuou também em outras consultorias de ERP como analista e coordenador de projetos de implantação de ERP.

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