Atualmente, as maiores demandas do mercado estão ligadas a produtos e serviços personalizados, que se adequem à realidade dos consumidores. Tanto pessoas quanto empresas estão em busca de flexibilidade e opções que atendam necessidades bem específicas. E um dos pioneiros em customização são os sistemas ERPs. Mas será que a personalização do ERP é uma boa ideia?
Neste post vou tentar desmistificar a personalização dos softwares de gestão. Muitas pessoas, seja por terem experiências negativas, por usarem programas que não comportavam as alterações ou por terem realizado customizações de forma inadequada, acabam acreditando que a customização de ERPs pode trazer problemas.
A verdade é que adaptar o ERP à realidade de seu negócio não é nenhum bicho de sete cabeças e pode trazer mais eficiência e agilidade para seus processos, contanto que você saiba como executar as devidas alterações e integrações. É preciso ser bem cauteloso nessa decisão e, além disso, buscar um sistema que já tenha sido desenvolvido para ser customizado.
É o caso do ERP Protheus, um sistema que possibilita uma série de personalizações diferentes, das mais simples às mais complexas, fazendo com que não existam dois sistemas 100% iguais no mundo. As customizações vão variar de acordo com seu negócio, sua empresa e suas necessidades, mas você pode usar alguns critérios para definir se é preciso fazê-las ou não:
- Existe um legado, que não pode ser substituído, ou uma funcionalidade core, complexa demais para ser refeita? Neste caso, a personalização é necessária para realizar a integração de ambos os softwares e não comprometer o funcionamento da empresa;
- Quando é preciso fazer a automação de um processo existente, que vai trazer ganho de velocidade, financeiro ou confiabilidade (regra pré-definida);
- Se o negócio e os processos da empresa são muito específicos e não são atendidos pela versão padrão.
É importante salientar que a personalização do sistema não é necessariamente uma etapa de desenvolvimento ou programação. Existem diferentes tipos de customização e diferentes níveis de impacto que podem causar. Criar um campo a mais no cadastro, por exemplo, tem baixo impacto. Criar uma rotina automatizada, médio. Já customizar um módulo inteiro tem um nível de complexidade maior, aumentando também o impacto no sistema.
Aqui na Prox temos muitos cases de sucesso com os mais variados tipos de personalização Protheus, em empresas de segmentos, tamanhos e negócios diferentes. Veja alguns exemplos de como é possível adaptar o seu sistema:
- Uma empresa com um processo muito específico, e que não é atendido pela versão padrão, pode usar de uma personalização ampla para criar um novo módulo dentro do software.
- É possível criar interferências ou desvios no sistema, para incluir regras em determinados processos. Isso seria muito interessante para uma organização que negocia com altos valores e quer que, antes de finalizar as vendas, o sistema avalie o score do cliente no Serasa, por exemplo.
- Podem ser criadas personalizações mais simples, como uma mudança de tela ou na entrada de dados, automatizando etapas e criando facilitadores que tornem o preenchimento de um formulário mais rápido. Também pensando em facilitar os processos, é possível customizar as aprovações por departamento, tornando-as mais ágeis e eficientes: como um disparo automático de e-mail, por exemplo, para que a pessoa responsável pelas aprovações não precise entrar no sistema para liberar uma venda.
- Uma empresa pode criar regras ligadas à configuração contábil do negócio para evitar erros ao dar entrada em notas. Ou mesmo fazer com que o processo seja mais demorado para a exclusão de notas, para evitar que usuários excluam processos por engano.
- A personalização mais complexa seria a de integração entre sistemas, mas são as que trazem mais benefícios para a operação como um todo. Pode ser usada para integrar um sistema legado que não pode ser apagado, para integrar o software de sua empresa ao de algum fornecedor, ou mesmo integrar dois sistemas que atuam em frentes diferentes (sendo um core business e outro de BackOffice, por exemplo).
Para entender qual seria o melhor formato para sua empresa e seus desafios, o ideal é buscar uma consultoria que possa te ajudar a encontrar o caminho. Costumo dizer que é como se o software fosse uma planilha entregue com todas as células prontas; será preciso que o gestor junto à consultoria crie as fórmulas que vão fazer o sistema operar. E mais do que isso: talvez seja preciso apagar algumas linhas ou colunas.
Uma configuração contábil de uma empresa nunca vai ser igual a de outra, e é por isso que a personalização é tão importante.
Personalizar o software Protheus da maneira correta pode te ajudar a solucionar uma série de desafios operacionais, e dificilmente trará problemas. Certifique-se de que não se trata de uma decisão unilateral; construa o máximo de cenários possíveis, levando em consideração seus problemas reais; e pense nos formatos e modelos que o fabricante oferece, discutindo boas práticas com sua consultoria, para que você não se preocupe com uma mudança de versão tão cedo.
Espero que esse post tenha ajudado a sanar as principais dúvidas a respeito das customizações de software e se precisar de mais orientações, entre em contato com a Prox – estamos prontos para atendê-lo!
*Microsiga Protheus é uma marca registrada da Totvs SA.
